湘物院〔2018〕69号
关于印发《湖南现代物流职业技术学院
财务安全管理办法》等四个文件的通知
各部门、二级学院(部)：
《湖南现代物流职业技术学院财务安全管理办法》《湖南现代物流职业技术学院会计档案管理制度》《湖南现代物流职业技术学院学杂费收缴管理办法》《湖南现代物流职业技术学院专项资金管理暂行办法》等四个文件经校长办公会审议通过，现印发给你们，请遵照执行。
湖南现代物流职业技术学院
2018年8月12日
湖南现代物流职业技术学院
会计档案管理制度
第一章 总则
第一条 为加强学校会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号）的有关规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于学校会计档案的管理，学校所属校办企业会计档案的管理参照本办法执行。
第三条 本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映学校经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第四条 会计档案由计财处和党政办共同管理，对学校会计档案工作实行监督和指导。计财处负责会计档案移交前的收集、整理、立卷、归档、保管、利用等工作。党政办负责会计档案移交后的保管、利用和鉴定销毁等工作。
第五条 计财处和党政办应当加强会计档案管理工作,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。
第六条 计财处应加大利用计算机、网络通信和影像技术等信息技术手段，推进会计档案信息化建设。
第二章 会计档案的归档内容
第七条 下列会计资料应当进行归档：
（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
1.原始凭证是在经济业务发生时，由业务经办人员直接取得或者填制，用以表明某项经济业务已经发生或其完成情况并明确有关经济责任的一种凭证。原始凭证包括外来原始凭证和自制原始凭证两种。
2.记账凭证是对经济业务按其性质加以归类，确定会计分录，并据以登记会计账簿的凭证。学校根据会计核算的一般要求和学校的实际情况设置统一、通用的记账凭证。
3.汇总凭证是指将许多同类记账凭证逐日或定期汇总后填制的凭证。
4.其他会计凭证是指以上凭证之外的凭证。
（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。
会计账簿是指以会计凭证为依据，全面、连续地记录一个单位的经济业务，对大量分散的数据或资料进行分类归集整理，逐步加工成有用的会计信息的工具。会计账簿由具有一定格式的账页组成。
（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。
财务会计报告指用来反映会计实体财务状况和事业发展成果(经营成果)的总结性书面文件，包括会计报表、附表以及财务情况说明书等。
（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册，会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书以及其他具有保存价值的会计资料。
具有保存价值的会计资料是指与会计核算有关的重要资料，包括：学生缴费及欠费情况、学生学籍变动单、工资薪金发放清册、住房公积金备查簿和其他会计核算资料。
第八条 同时满足下列条件的,学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案：
（一）形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输；
（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；
（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；
（四）采取有效措施,防止电子会计档案被篡改；
（五）建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
第九条 满足本办法第八条规定条件,学校从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。
第十条 以下与财务会计核算相关的文件材料，应当执行文书档案管理规定，不作为会计档案管理：
（一）学校年度财务预算；
（二）学校财务预算执行及考核情况；
（三）学校对外投资的文件及相关投资证明；
（四）学校年度收入分配的相关文件及资料；
（五）学校基本建设和维修工程的施工合同；
（六）各类审计决定、报告及意见；
（七）上级部门下达的与经费有关的文书；
（八）国家及学校各项财务规章制度。
第三章 会计档案的立卷和归档
第十一条 计财处指定专人管理会计档案，出纳人员不得兼管会计档案。
会计档案管理员负责按照归档范围和归档要求，定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。具体包括会计档案的搜集、整理、分类、装订、立卷、保管、利用、交接等工作，并配合党政办对到期会计档案进行鉴定与销毁工作。
第十二条 学校会计档案的封面及装订材料由计财处统一制作，计财处应统一和规范会计档案的装订、立卷要求。
第十三条 计财处应及时对形成的会计档案进行整理、装订、立卷和归档。
（一）对各类会计凭证，应每月进行整理和装订。财务人员应根据会计凭证的数量定期进行整理和装订，防止凭证的散乱和遗失。
（二）归档的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料内容应填制齐全，相关人员应在办理完审核、复核或收付款手续后在凭证上签字或盖章。
第十四条 会计档案的整理、装订和装盒要求：
（一）会计凭证按日期和流水编号排列，要做到装订整齐、完整、牢固，按适当的厚度加封面、封底装订成册。每一本会计凭证的封面上注明单位名称、日期、凭证种类、起止编号、档案号、装订人等。
（二）会计账簿按账簿页数连续编号，按月或年度分类后加封面、封底装订成册，会计账簿装订封面上写明单位名称、账簿名称、年度、档案号、装订人、经办日期等。
（三）各类财务会计报告在年度终了，由计财处主管报表人员按时间顺序整理、装订、立卷。
（四）其他会计资料，包括工资发放清册，奖、助学金发放清册，个人所得税上缴明细清册，公积金凭证，公积金结存单等需移交党政办的重要资料按会计账簿的整理要求装订成本。
第十五条 电子会计档案的归档。年度终了，财务人员须将当年形成的会计数据电子资料备份并详细标注，装盒归档，电子会计资料应双份归档。
第四章 会计档案的保管
第十六条 为方便会计档案的查阅和利用，三年以上的会计档案由计财处移交党政办保管，三年以内的会计档案由计财处保管。
第十七条 会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为10年和30年两类。
（一）会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
（二）电子会计档案与纸质会计档案的保管期限一致。
（三）各类会计档案的保管期限按本办法附件1所列执行。
第十八条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。如会计档案的具体名称同本办法附表所列档案名称不相符的,应当比照类似档案的保管期限办理。
第十九条 计财处和党政办应设立档案室，提供合适的会计档案保管条件，做好防火、防盗、防霉、防潮，防鼠、防蛀等工作。
第五章 会计档案的移交
第二十条 计财处和党政办应指定专人办理会计档案的移交工作。计财处负责编制会计档案移交清册，列明拟移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。
第二十一条 交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方派人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。
第二十二条 电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。
党政办接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。
第二十三条 已经立卷归档的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。尚未移交给党政办的会计档案，确需拆封重新整理的，经计财处负责人批准后办理。
已移交给党政办的会计档案，原则上应保持原卷宗的封装，个别需要拆封重新整理的，党政办应当会同计财处、纪检监察审计处共同拆封整理。
第六章 会计档案的利用
第二十四条 计财处和党政办应当建立健全会计档案的查阅、借阅登记制度，既要方便查阅、借阅会计档案，又要保证会计档案的安全。
第二十五条 计财处和党政办应设立会计档案利用登记薄，记载会计档案查阅或借阅的时间、目的、内容及人员。
第二十六条 会计档案的查阅、借阅
（一）校内人员查阅、借阅档案，需填写《会计档案利用申请表》（附件2）经审批后，方可进行登记查阅。
（二）校外人员查阅、借阅档案，需持单位介绍信，填写《会计档案利用申请表》经审批后，方可进行登记查阅。
第二十七条 会计档案查阅的审批
（一）查阅未移交党政办的会计档案
1.查阅量＜20笔的，由计财处会计档案管理员办理查阅相关手续；
2.查阅量≥20笔的，经计财处负责人审批后由计财处会计档案管理员办理查阅相关手续。
（二）查阅已移交党政办的会计档案经计财处负责人、党政办负责人审批后由党政办档案管理员办理查阅相关手续。
（三）校外人员查阅会计档案，未移交党政办的须经分管财务的校领导批准，已移交党政办的还须分管档案的校领导批准。
第二十八条 会计档案原则上不得外借，确因工作需要必须借出的，应严格履行相应审批手续后方可办理借阅登记手续，并要限期归还。
（一）未移交党政办的须经计财处负责人批准，已移交党政办的还须党政办负责人批准。
（二）校外人员借阅会计档案，未移交党政办的须分管财务的校领导、校长批准，已移交党政办的须分管财务的校领导、分管档案的校领导、校长批准。
第二十九条 会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。
第三十条 严禁在进行会计档案查阅、复制和借出过程中，篡改、损坏、拆装、抽换会计档案。
第七章 会计档案的销毁
第三十一条 学校应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定销毁意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。
第三十二条 会计档案鉴定工作由党政办牵头，组织学校计财处、纪检监察审计处、其他相关部门或人员共同进行。
第三十三条 保管期满的会计档案，经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁：
（一）党政办负责编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。
（二）学校负责人、党政办负责人、计财处负责人、党政办经办人、计财处经办人在会计档案销毁清册上签署意见。
（三）党政办负责会计档案销毁工作,并与计财处共同派人监销。电子会计档案的销毁还应符合国家有关电子档案的规定,并由党政办、计财处和图文信息中心共同派人监销。
监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。
第三十四条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及到其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。
单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第八章 附则
第三十五条 违反本办法规定的部门和个人，由相关部门依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。
第三十六条 本办法未尽事宜，按国家法律法规及相关文件执行。
第三十七条 本办法由计财处和党政办负责解释，自发布之日起实施。
附件1：
会计档案保管期限表
序号 |
档案名称 |
保管期限 |
备注 |
一 |
会计凭证 |
30年 |
|
二 |
会计账簿 |
|
|
1 |
日记账 |
30年 |
|
2 |
总账 |
30年 |
|
3 |
明细分类、分户账或登记簿 |
30年 |
|
4 |
固定资产卡片 |
|
固定资产报废清理后保管5年 |
三 |
财务会计报告 |
|
|
1 |
部门财务报告 |
永久 |
|
2 |
部门决算 |
永久 |
|
3 |
会计月、季度报表 |
10年 |
|
四 |
其他会计资料 |
|
|
1 |
银行存款余额调节表 |
10年 |
|
2 |
银行对账单 |
10年 |
|
3 |
会计档案移交清册 |
30年 |
|
4 |
会计档案保管清册 |
永久 |
|
5 |
会计档案销毁清册 |
永久 |
|
6 |
会计档案鉴定意见书 |
永久 |
|
附件2：
会计档案利用申请表
利用方式 |
□查阅 □借阅 |
是否复制 |
□是 □否 |
申请人 |
|
申请时间 |
|
申请单位 （部门） |
|
归还时间 |
|
事
由 |
|
申请人 承诺 |
本人对所利用会计档案的安全和完整负责。
签字： 年 月 日 |
查阅 借阅 情况 |
档案本数 |
共 本 |
档 案 号 |
|
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审 批 情 况 |
申请部门负责人意见 |
|
计财处 意见 |
|
党政办 意见 |
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分管财务校领导意见 |
|
分管档案校领导意见 |
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校 长 意 见 |
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